Comunicazione efficace e consapevolezza

L’etimo latino della parola comunicazione suggerisce che, quando avviene efficacemente, è il risultato di uno scambio.

Si tratta di sviluppare una certa intelligenza emotiva e di creare una connessione autentica tra le persone, in modo da ridurre i conflitti e migliorare la produttività.

Conoscere il proprio stile comunicativo, adattarlo al contesto e saper ascoltare attivamente è di cruciale importanza, anche perché si deve tener conto della diversità, che arricchisce sempre di più le nostre organizzazioni.

La regina delle soft skill: la comunicazione

La comunicazione è il motore che alimenta la collaborazione e l’allineamento tra i team. Diversi studi hanno dimostrato che le organizzazioni con un’alta qualità comunicativa interna sono più produttive almeno del 20% in più rispetto a quelle con un approccio disorganizzato. La mancanza di chiarezza o il fraintendimento possono portare a conflitti, errori operativi e una diminuzione del morale delle persone.

Può capitare, soprattutto in fase di riorganizzazione interna, quindi di cambiamento, che messaggi poco chiari possano causare un calo della motivazione e della produttività. L’introduzione di incontri settimanali per allineare obiettivi e aggiornamenti, potrebbe risolvere il problema e dimostrare che una comunicazione strutturata può ridurre ansie e migliorare i risultati aziendali.

Per veicolare una comunicazione efficace, è fondamentale lavorare su due aspetti: la trasparenza e l’accessibilità. I leader devono garantire che i messaggi siano chiari, privi di ambiguità e che ogni persona abbia accesso alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

L’ascolto attivo per la gestione del personale

Spesso si pensa alla comunicazione come a un processo unidirezionale, in cui il focus è sulla trasmissione di informazioni. Tuttavia, un elemento spesso sottovalutato è l’ascolto attivo. Questo approccio non si limita a registrare passivamente le parole dell’interlocutore, implica un impegno consapevole per comprendere il messaggio, le emozioni e le motivazioni dell’interlocutore.

Sono molte le aziende che, in seguito a sondaggi interni, decidono di introdurre momenti di ascolto strutturato durante le riunioni, con l’impegno di dedicare del tempo ai feedback dei partecipanti. Questo può aumentare il livello di soddisfazione e coinvolgimento del personale.

Di seguito qualche spunto per praticare l’ascolto attivo:

ascoltare per ascoltare, non per rispondere
mantenere il contatto visivo durante le conversazioni
riformulare quanto detto dall’interlocutore per assicurarsi di aver capito
sospendere i giudizi per focalizzarsi sul messaggio ricevuto

Queste pratiche non solo migliorano le relazioni, ma creano un ambiente di fiducia in cui le persone si possano sentire davvero valorizzate.

Adattare lo stile comunicativo al contesto

Ogni interazione richiede un approccio diverso, e riconoscere il contesto è essenziale per garantire che il messaggio sia efficace. In una comunicazione aziendale, ad esempio, lo stile richiesto per una presentazione al consiglio di amministrazione sarà diverso rispetto a una conversazione con il proprio team.

Ci sono diversi esempi di disastri comunicativi che hanno portato a crisi reputazionali più o meno gravi. In questi casi, è importante avere un protocollo per riparare con una comunicazione trasparente e adatta al canale. Per esempio: con i media è meglio una comunicazione istituzionale e formale, mentre con i team interni è preferibile un tono empatico e rassicurante.

Adattare lo stile comunicativo non significa cambiare messaggio, ma scegliere il registro linguistico, il canale e il tono più appropriati per il pubblico di riferimento. Un leader emotivamente consapevole sa riconoscere queste sfumature e usarle per migliorare l’impatto delle proprie parole.

Gli strumenti per il personal development

La tecnologia offre numerosi strumenti per migliorare la comunicazione interna, ma l’adozione di tali risorse deve essere accompagnata da formazione mirata. Un approccio efficace prevede anche momenti di formazione specifica, come workshop sulle soft skill comunicative, utili per sviluppare competenze come:

assertività, per esprimere opinioni e necessità in modo chiaro ma rispettoso
gestione dei conflitti, per risolvere tensioni in modo collaborativo
storytelling, per rendere più coinvolgente e memorabile il proprio messaggio.

Promuovere la consapevolezza di sé

Una comunicazione efficace non può essere un evento occasionale, ma deve diventare una parte integrante della cultura aziendale. Questo significa creare un ambiente in cui le persone si sentano libere di esprimersi, condividere idee e proporre soluzioni senza timore di giudizi o ritorsioni.

Un esempio emblematico è quello di Google, che ha implementato un programma interno chiamato “Psychological Safety”, basato sull’importanza di creare spazi sicuri per le conversazioni. Questo approccio ha dimostrato che i team con alti livelli di sicurezza psicologica sono più innovativi e produttivi rispetto agli altri.

Per costruire una cultura della comunicazione consapevole, è fondamentale:

promuovere l’empatia come valore aziendale
stabilire regole condivise per le riunioni, ad esempio limitando le interruzioni e garantendo che ogni voce venga ascoltata
offrire momenti regolari di team building per rafforzare le connessioni personali e professionali.

Comunicazione efficace, vantaggio competitivo

La comunicazione efficace e consapevole è una competenza fondamentale per il successo di ogni organizzazione. Investire in formazione, strumenti tecnologici e iniziative di ascolto non solo migliora la produttività, ma rafforza il legame tra le persone, creando un ambiente di lavoro più coeso e collaborativo.

In un mondo in cui le interazioni digitali sono sempre più frequenti, la capacità di comunicare con empatia, trasparenza e consapevolezza rappresenta un vantaggio competitivo significativo. Non si tratta solo di migliorare il flusso di informazioni, ma di costruire relazioni solide e durature, basate sulla fiducia e sul rispetto reciproco.